Comment rédiger une lettre de résiliation

Comment rédiger une lettre de résiliation

Il est difficile de prendre la décision de congédier un employé. Toutefois, si vous déterminez qu’un employé ne convient pas à votre entreprise ou si vous vous rendez compte que vous devez réduire vos effectifs, vous devriez alors lui écrire une lettre pour l’informer officiellement de son congédiement. La rédaction d’une lettre efficace exige que vous indiquiez la raison de la résiliation, que vous appuyiez cette décision par des documents, puis que vous rédigiez une lettre de résiliation qui soit conforme à la loi.

Inclure les raisons du changement. Dans le deuxième paragraphe, vous devez expliquer la raison du changement. Par exemple, si l’entreprise éprouve des difficultés financières, vous voudrez peut-être mettre l’employé à pied pour économiser. Par ailleurs, si l’employé n’a pa! s un bon rendement, vous voudrez peut-être le noter également.

Offrir de formuler des recommandations. Si vous vous séparez en bons termes, vous voudrez peut-être conclure la lettre en offrant de faire une recommandation positive à l’employé. Vous pouvez également offrir de l’aide au placement, si vous le désirez.

Expliquez le changement dans la relation d’emploi. Vous devriez commencer la lettre en indiquant explicitement si l’employé est congédié ou mis à pied du poste. Vous devez également indiquer la date à laquelle la cessation d’emploi ou la mise en disponibilité entre en vigueur.

Utilisez le papier à en-tête de la société. Espacez deux lignes et insérez la date. Espacez ensuite deux lignes et ajoutez les mots « Personnel et confidentiel » sous la date en caractères gras. Espace en bas et entrez l’adresse de l’employé, alignée à gauche.

Inclure les pièces jointes nécessaires. Les lois des États ou fÃ! ©dérales exigent souvent que des renseignements supplémentai! res soient fournis avec la lettre, souvent sous la forme de documents à distribuer. Par exemple, certains États, comme la Californie, exigent des employeurs qu’ils remettent une brochure intitulée « For Your Benefit » à tous les employés licenciés ou mis à pied.

Déterminer la relation d’emploi. La plupart des employés aux États-Unis sont considérés « à volonté ». Cela signifie qu’ils peuvent être renvoyés pour quelque raison que ce soit. En dehors des lois fédérales et étatiques qui protègent contre les représailles ou la discrimination (race, sexe, orientation sexuelle, âge, religion, etc.), un employé « à volonté » n’a aucune protection légale contre le licenciement.

Rappelez à l’employé les ententes de non-divulgation ou de non-concurrence. Comme condition d’emploi, l’employé peut avoir signé une entente de non-divulgation (NDA) ou de non-concurrence. Revoir le contrat de travail.

Inclure l’infor! mation sur le dernier chèque de paie. Si vous offrez une indemnité de départ à l’employé, vous devez également en donner les détails ici.

Ajoutez un espace pour signer. Vous signerez la lettre, mais l’idéal serait que l’employé signe aussi une copie. Par conséquent, vous devez insérer une ligne pour votre signature. Inclure également une ligne pour que l’employé accuse réception de la lettre.

Recueillir des preuves des motifs de cessation d’emploi. Même si vous avez un employé « à volonté », vous voudrez quand même vous assurer d’avoir une trace écrite à l’appui de votre décision de congédier si l’employé prétend avoir été victime de discrimination illégale.

Demandez l’avis d’un avocat. La loi de l’État prévoit de nombreuses exigences que vous devez respecter lorsque vous congédiez un employé. Certains États, par exemple, ont implicite un engagement de bonne foi et d’utilisation équitable dans c! haque contrat. Pour vous assurer que vous respectez toutes les lois app! licables, vous voudrez peut-être consulter un avocat spécialisé en droit du travail.

Examinez le contrat. Une exception importante à la doctrine du  » à volonté  » est l’employé qui travaille en vertu d’un contrat. Les contrats contiennent souvent des dispositions stipulant qu’un employé peut être congédié pour un  » motif valable  » ou un  » motif valable « . Une liste d’exemples ou de circonstances à prendre en considération peut également être incluse. Vous devriez examiner le contrat pour voir dans quelles circonstances la résiliation est autorisée.

Régler les problèmes de rendement insatisfaisant à l’aide de précisions. Vous pouvez donner plus de détails sur la façon dont le rendement de l’employé a été insatisfaisant. Donner des précisions, comme la date des examens du rendement et les lacunes relevées. Vous pouvez également joindre des copies de tout ce qui vous soutient, comme les évaluations de ren! dement antérieures, les réprimandes écrites ou les plaintes des clients.

Demander la restitution des biens de l’entreprise. Au besoin, vous devriez également expliquer quand et comment l’employé peut retourner les clés du bureau, les ordinateurs portatifs, les téléphones, les téléavertisseurs, etc. de l’entreprise. Vous pouvez demander à l’employé de communiquer avec vous pour convenir d’un moment pour retourner tous les biens de l’entreprise.